REGULAMIN

IV edycji Konferencji Ogólnopolskiej Studentów i Doktorantów Uczelni Medycznych “Medyczne Targi Wiedzy” Kraków, 1-2 grudnia 2023 r.

I POSTANOWIENIA OGÓLNE

1. Organizatorami IV edycji Konferencji Ogólnopolskiej Studentów Uczelni Medycznych “Medyczne Targi Wiedzy”, zwanej dalej Konferencją, jest Studenckie Towarzystwo Naukowe Uniwersytetu Jagiellońskiego Collegium Medicum i Fundacja na rzecz Nauki i Zdrowia „Manuskrypt”, zwani dalej Organizatorem.
2. Konferencja odbędzie się 1 i 2 grudnia 2023 r. w formie stacjonarnej w Krakowie
3. Uczestnikiem wydarzenia może być podmiot, osoba fizyczna lub prawna, w szczególności student, doktorant, pracownik naukowy, który spełni łącznie wszystkie elementy zawarte w części II Regulaminu Uczestnictwa punkt 1.
4. Oficjalną stroną Konferencji jest strona internetowa dostępna pod poniższym linkiem.
5. Przepisy niniejszego Regulaminu stanowią integralną część zgłoszenia uczestnictwa na Konferencji i obowiązują wszystkich Uczestników.
6. Przesłanie zgłoszenia do Organizatora jest równoznaczne z zaakceptowaniem przez Uczestnika niniejszego Regulaminu.
7. Oficjalnym językiem Konferencji jest język polski
8. W dedykowanej sesji anglojęzycznej prace będą prezentowane w języku angielskim, zgodnie z wytycznymi przewidzianymi dla tejże sesji.
9. Udział czynny i bierny w Konferencji jest bezpłatny.
10. Komitet Organizacyjny powołuje Jury, które będzie oceniało przedstawiane prace.

II WARUNKI UCZESTNICTWA

1. Warunkiem uzyskania statusu uczestnika w Konferencji jest spełnienie łącznie poniższych postanowień:
1. Zgłoszenie chęci uczestnictwa w Konferencji jako uczestnik bierny lub uczestnik czynny poprzez system rejestracji, do którego odnośnik zostanie zamieszczony na stronie wydarzenia.
2. Rejestracja wymagana jest zarówno od uczestników czynnych, jak i uczestników biernych nie będących autorami pracy naukowej przedstawionej na Konferencji.
3. Otrzymanie od Organizatora za pomocą systemu online potwierdzenia rejestracji.
2. Wyróżnia się dwie formy uczestnictwa w wydarzeniu:
1. udział bierny – uczestnik, który spełnił łącznie wszystkie warunki uczestnictwa z pkt. 1; w ramach udziału biernego przysługuje mu certyfikat uczestnictwa w wydarzeniu, udział w wydarzeniach uwzględnionych w harmonogramie. Uczestnikiem biernym jest również osoba zarejestrowana na Konferencję będąca współautorem wystąpienia, ale nie prezentująca zgłoszonej pracy;
2. udział czynny – uczestnik, który spełnił łącznie wszystkie warunki uczestnictwa z pkt. 1; uczestnik czynny ma możliwość wygłoszenia zgłoszonych prac w formie wystąpienia ustnego, w ramach udziału czynnego przysługuje mu certyfikat uczestnictwa w wydarzeniu, certyfikat potwierdzający wystąpienie (wydawany wyłącznie w przypadku prezentacji pracy, w certyfikacie będą uwzględnieni współautorzy pracy), udział wydarzeniach uwzględnionych w harmonogramie.
3. Prace zgłoszone na Konferencje mogą mieć maksymalnie trzech autorów (opis przypadkucase report) lub pięciu autorów (praca oryginalna), z czego jeden z nich jest zobligowany do jej wygłoszenia w czasie Konferencji. Istnieje możliwość odstępstwa od ograniczenia maksymalnej liczby autorów, jednak po uprzednim zgłoszeniu tego faktu drogą mailową na adres medycznetargiwiedzy@gmail.com i uzyskaniu jednoznacznej aprobaty ze strony Komitetu Organizacyjnego.
4. Uczestnikami czynnymi Konferencji mogą być jedynie studenci/studentki oraz doktoranci/doktorantki.
5. Zgłoszenie pracy naukowej i uczestnictwa czynnego następuje poprzez wypełnienie formularza rejestracyjnego, który będzie dostępny na stronie wydarzenia od 15 sierpnia 2023 r. godziny 12.00 do 28 października 2023 r. godziny 23.59.
6. Organizator zastrzega sobie prawo do przedłużenia terminu rejestracji, w takim wypadku informacja ta zostanie podana odpowiednio wcześniej na stronie wydarzenia.
7. Zgłoszenia prac naukowych dokonane po upływie terminu rejestracji nie będą rozpatrzone.
8. Zasady dotyczące biernego uczestnictwa w Konferencji będą podane na stronie wydarzenia pod koniec września 2023 r
9. Uczestnik jest zobowiązany do terminowej rejestracji tematu wystąpienia, terminowego naniesienia ewentualnych poprawek oraz zmian w pracy. Pełne zgłoszenie następuje po otrzymaniu maila z informacją o przyjęciu bądź odrzuceniu tematu. W przypadku braku kontaktu mailowego w sprawie zgłoszonego tematu w ciągu 7 dni od daty jego rejestracji, uczestnik ma obowiązek skontaktować się z Komitetem Organizacyjnym w celu wyjaśnienia sytuacji.

III ZASADY KWALIFIKACJI PRACY

III.1 POSTANOWIENIA OGÓLNE

1. Wszystkie streszczenia (abstrakty) muszą być napisane w języku polskim.
2. Streszczenie nie powinno przekraczać ilości 400 słów, Organizator zastrzega sobie prawo do skracania abstraktów, które przekraczają wskazaną maksymalną liczbę słów.
3. Tytuł, autorzy, opiekun pracy, afiliacja i bibliografia nie wliczają się do ilości słów.
4. Zgłoszenie nie może zawierać tabel, zdjęć, wykresów ani rysunków.
5. Autor zostanie poinformowany drogą elektroniczną o przyjęciu pracy naukowej oraz sesji, do której praca została zakwalifikowana do 11 listopada 2023 roku. Decyzja
6. zakwalifikowaniu pracy jest nieodwołalna.
7. Streszczenie powinno zostać napisane w formie bezosobowej i aspekcie dokonanym.
8. Skróty należy wyjaśnić w nawiasach.

III.2 OPIS PRZYPADKU- CASE REPORT

1. Wymagana struktura przesłanego streszczenia (informacje według poniższego wzoru zostaną opublikowane w książce abstraktów):
1. Tytuł: DUŻYMI LITERAMI
2. Autor/Autorzy
3. Opiekun pracy
4. Afiliacja (przykład: Studenckie Koło Naukowe XYZ, Wydział XYZ, Uniwersytet XYZ)
5. Wstęp (informacje o pacjencie: wiek, płeć, objawy podmiotowe i przedmiotowe, opis badania fizykalnego)
6. Historia przypadku
7. Wyniki badań (tylko zmiany patologiczne)
8. Leczenie/Następstwa leczenia
9. Dyskusja/Diagnoza różnicowa
10. Referencje/Bibliografia (minimum 3)
11. Słowa Kluczowe: najważniejsze słowa opisujące pracę (±5).

III.3 PRACA ORYGINALNA

1. Wymagana struktura przesłanego streszczenia (informacje według poniższego wzoru zostaną opublikowane w książce abstraktów)
1. Tytuł: DUŻYMI LITERAMI
2. Autor/Autorzy
3. Opiekun pracy
4. Afiliacja (przykład: Studenckie Koło Naukowe XYZ, Wydział XYZ, Uniwersytet XYZ)
5. Wstęp: Jasno określony cel pracy
6. Materiały i metody: Opis podejścia naukowego do projektu, w tym użyte materiały, metody i zastosowane kryteria statystyczne
7. Wyniki: Krótko przedstawione wyniki badania
8. Wniosek: Opis wyników badania w odniesieniu do pierwotnego celu badania
9. Słowa Kluczowe: Najważniejsze słowa opisujące pracę (±5).
2. Do prac oryginalnych zaliczane są również przeglądy systematyczne i metaanalizy

IV ZASADY PREZENTACJI PRACY

1. Prace powinny być przedstawione na podstawie prezentacji multimedialnej.
2. Maksymalna liczba slajdów: 25.
3. Na slajdach powinien zostać użyty odpowiedni kontrast i odpowiedni rozmiaru czcionki (16-36) aby widzowie mogli przeczytać tekst.
4. Wszystkie prezentacje ustne muszą być wygłoszone w języku polskim.
5. Prezentacje multimedialne powinny być przygotowane w formacie PDF lub PPTX (nazwa pliku: Nazwisko osoby prezentującej oraz 3 pierwsze słowa tytułu). Maksymalny rozmiar pliku to 100 MB. Jeżeli prezentacja ma zawierać film bądź materiał audio, konieczne jest przesłanie w formie linku do materiału na platformie Youtube/Vimeo lub pliku jako osobny załącznik (formaty MP3, MP4 lub wideo z YouTube/Vimeo). Pliki należy przesłać na adres mailowy medycznetargiwiedzy@gmail.com najpóźniej 27 listopada 2023 r.
6. Prezentacje odbędą się wg harmonogramu, który zostanie zamieszczony na stronie wydarzenia do dnia 18 listopada 2023 r.
7. Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do wprowadzania zmian w harmonogramie, które będą uaktualniane na bieżąco.
8. Pracę prezentować może tylko jeden autor, natomiast w dyskusji mogą wziąć udział autor i współautorzy.
9. Czas wygłoszenia opisu przypadku nie powinien przekraczać 5 minut + 2 minuty na dyskusję.
10. Czas wygłoszenia pracy oryginalnej nie powinien przekraczać 7 minut + 2 minuty na dyskusję.
11. Prowadzący sesję ma prawo przerwać prezentację, jeśli czas wystąpienia zostanie przekroczony.
12. Jury wyłania zwycięzców w każdej sesji naukowej. Decyzja Jury jest ostateczna i niepodważalna.
13. Autorom najlepszych prac zostaną przyznane nagrody i wyróżnienia.

V UTRWALANIE KONFERENCJI I WIZERUNEK

1. Uczestnik wyraża zgodę na stremowanie na żywo, nagrywanie i udostępnianie materiałów z ich udziałem innym Uczestnikom Konferencji,
2. Uczestnik udziela Organizatorowi zgody na umieszczenie jego pracy w pokonferencyjnej książce abstraktów.
3. Uczestnik oświadcza, że wyraża zgodę na używanie i rozpowszechnianie jego wizerunku (zdjęcia i filmy wykonane podczas Konferencji przez Organizatorów) do celów związanych z Konferencją.

VI OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH

1. Dane osobowe Uczestnika będą przetwarzane w celu realizacji zobowiązań dotyczących Konferencji.
2. Zgoda na przetwarzanie danych jest dobrowolna, ale jednocześnie obligatoryjna do zgłoszenia udziału oraz realizacji wynikających zobowiązań.
3. Dane osobowe Uczestników będą przechowywane przez czas nieoznaczony oraz zgodnie z przepisami prawa ochrony danych osobowych.
4. Dane osobowe mogą być przekazane tylko podmiotom upoważnionym do tego na podstawie przepisów prawa.
5. Prawa:
1. prawo wycofania zgody na przetwarzanie danych,
2. prawo dostępu do swoich danych osobowych,
3. prawo żądania sprostowania swoich danych osobowych,
4. prawo żądania usunięcia swoich danych osobowych,
5. prawo wniesienia skargi do organu nadzorującego,
6. prawo żądania ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych,
7. prawo wyrażenia sprzeciwu wobec przetwarzania swoich danych ze względu na szczególną sytuację.

VII POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1. Uczestnik wyraża zgodę na przeprowadzenie Konferencji w formie online w uzasadnionym przypadku tj., gdy sytuacja sanitarno-epidemiologiczna lub prawna uniemożliwia spotkanie w formie stacjonarnej. Organizator zapewnia, że dołoży wszelkich starań, aby możliwie wiernie odwzorować charakter wydarzenia stacjonarnego.
2. Organizator zastrzega sobie możliwość zmiany terminu, jeżeli będzie zmuszony przez Władze Państwowe.
3. Rezygnacja przez Uczestnika z udziału w Konferencji może nastąpić wyłącznie poprzez przesłanie stosownej informacji na adres e-mail: medycznetargiwiedzy@gmail.com.
4. Organizator jest uprawniony do zmiany postanowień niniejszego Regulaminu oraz do jego interpretacji w zakresie dopuszczalnym przepisami prawa.
5. W kwestiach nieuregulowanych Regulaminem zastosowanie znajdują przepisy prawa powszechnie obowiązującego.
6. Wystawianie dokumentów dla uczestników Konferencji (innych niż nieuwzględnione w regulaminie) należy zgłosić nie później niż 5 dni od zakończenia Konferencji.
7. Przewodniczący i Wiceprzewodniczący Komitetu Organizacyjnego prezentują prace naukowe poza konkursem (bez przyznania nagród lub wyróżnień) we wszystkich sesjach naukowych. Koordynatorzy danej sesji naukowej prezentują prace naukowe poza konkursem w sesji naukowej, którą koordynują.

Wytyczne dla uczestników aktywnych i biernych

1. Warunkiem uzyskania statusu uczestnika w Konferencji jest spełnienie łącznie poniższych postanowień:
1. Zgłoszenie chęci uczestnictwa w Konferencji jako uczestnik bierny lub uczestnik czynny poprzez system rejestracji, do którego odnośnik zostanie zamieszczony na stronie wydarzenia.
2. Rejestracja wymagana jest zarówno od uczestników czynnych, jak i uczestników biernych nie będących autorami pracy naukowej przedstawionej na Konferencji.
3. Otrzymanie od Organizatora za pomocą systemu online potwierdzenia rejestracji.
2. Wyróżnia się dwie formy uczestnictwa w wydarzeniu:
1. udział bierny – uczestnik, który spełnił łącznie wszystkie warunki uczestnictwa z pkt. 1; w ramach udziału biernego przysługuje mu certyfikat uczestnictwa w wydarzeniu, udział w wydarzeniach uwzględnionych w harmonogramie. Uczestnikiem biernym jest również osoba zarejestrowana na Konferencję będąca współautorem wystąpienia, ale nie prezentująca zgłoszonej pracy;
2. udział czynny – uczestnik, który spełnił łącznie wszystkie warunki uczestnictwa z pkt. 1; uczestnik czynny ma możliwość wygłoszenia zgłoszonych prac w formie wystąpienia ustnego, w ramach udziału czynnego przysługuje mu certyfikat uczestnictwa w wydarzeniu, certyfikat potwierdzający wystąpienie (wydawany wyłącznie w przypadku prezentacji pracy, w certyfikacie będą uwzględnieni współautorzy pracy), udział wydarzeniach uwzględnionych w harmonogramie.
3. Prace zgłoszone na Konferencję mogą mieć maksymalnie trzech autorów (opis przypadku- case report) lub pięciu autorów (praca oryginalna), z czego jeden z nich jest zobligowany do jej wygłoszenia w czasie Konferencji. Istnieje możliwość odstępstwa od ograniczenia maksymalnej liczby autorów, jednak po uprzednim zgłoszeniu tego faktu drogą mailową na adres medycznetargiwiedzy@gmail.com i uzyskaniu jednoznacznej aprobaty ze strony Komitetu Organizacyjnego.
4. Uczestnikami czynnymi Konferencji mogą być jedynie studenci/studentki oraz doktoranci/doktorantki.
5. Zgłoszenie pracy naukowej i uczestnictwa czynnego następuje poprzez wypełnienie formularza rejestracyjnego, który będzie dostępny na stronie wydarzenia od 15 sierpnia 2023 r. godziny 12.00 do 28 października 2023 r. godziny 23.59.
6. Organizator zastrzega sobie prawo do przedłużenia terminu rejestracji, w takim wypadku informacja ta zostanie podana odpowiednio wcześniej na stronie wydarzenia.
7. Zgłoszenia prac naukowych dokonane po upływie terminu rejestracji nie będą rozpatrzone.
8. Zasady dotyczące biernego uczestnictwa w Konferencji będą podane na stronie wydarzenia pod koniec września 2023 r.
9. Uczestnik jest zobowiązany do terminowej rejestracji tematu wystąpienia, terminowego naniesienia ewentualnych poprawek oraz zmian w pracy. Pełne zgłoszenie następuje po otrzymaniu maila z informacją o przyjęciu bądź odrzuceniu tematu. W przypadku braku kontaktu mailowego w sprawie zgłoszonego tematu w ciągu 7 dni od daty jego rejestracji, uczestnik ma obowiązek skontaktować się z Komitetem Organizacyjnym w celu wyjaśnienia sytuacji.